Le cabinet PORTES IMMOBILIER (Sarl Portes Immobilier) est un cabinet familial, totalement indépendant dirigé par Monsieur Robert Portes.
Son emplacement, en plein centre ville de Biarritz, à 2 pas des Halles, permet un accès aisé de nos copropriétaires, de nos clients, de nos partenaires...

Robert Portes exerce l’activité d’administrateur de biens et syndic de copropriété depuis près de 30 ans. Après avoir repris un cabinet familial existant depuis 1921 sur Agen, il a crée sur la Côte Basque une activité de gestion de copropriété au sein de l’agence Portes dénommée maintenant PORTES IMMOBILIER.
Aujourd’hui, plus de 120 copropriétés nous font confiance !

UN SEUL GESTIONNAIRE ET DECISIONNAIRE - Robert Portes entouré de ses trois collaborateurs/trices - Hugo Sargousse, Martine Sabadie & Nathalie Seurre

• Leurs missions ont préalablement définies :
• - Visites régulières et suivi technique de l'immeuble
• - Préparation des Assemblées Générales
• - Communication régulière avec le conseil Syndical et Copropriétaires
• - Suivi des sinistres et expertises
• - Respect des dispositions légales et réglementaires
• - Application du règlement de copropriété
• - Contrôle et suivi des travaux et décisions d'Assemblée Générale
• - Négociation des contrats et marchés
• - Elaboration des budgets et maîtrise des charges
• - Suivi du personnel de l'immeuble
• - Elaboration d'un rapport annuel de gestion et du budget prévisionnel avec le Conseil Syndical
• - Contrôle annuel des comptes avec les membres du Conseil Syndical
• - Clôture et réédition des comptes
• - Edition et envoi des convocations et procès-verbaux d'Assemblée Générale
• - Envoi et suivi des demandes de devis et d'intervention
• - Suivi des dossiers sinistres, dommages ouvrages et expertises avec le Gestionnaire
• - Communication permanente avec les copropriétaires et les fournisseurs
• - Suivi administratif
• - Permanence téléphonique aux heures ouvrées
• - Contrôle des factures et augmentation des contrats
• - Gestion des relances et impayés
• - Lancement des appels de fonds
• - Réponse aux différentes demandes
• - Réalisation des états datés et autres informations aux Notaires
• - Gestion du personnel de l'immeuble

Notre parc de copropriétés est localisé sur tout le secteur de Biarritz et ses environs proches. Robert Portes et ses collaborateurs/trices participent à des formations, chaque année, afin d'actualiser leurs connaissances réglementaires dans leurs domaines d'activités.
Pour tout renseignement, la réception de la clientèle ainsi que la prise des appels téléphoniques se font tous les jours ouvrables du lundi au vendredi de 10h00 à 12h30 et de 14h00 à 18h00.
Pour les renseignements concernant la comptabilité, un rendez-vous est préférable au bureau mais l’envoi de fichier par mail est incontournable.
Il sera communiqué aux conseillers syndicaux le numéro de portable du responsable permettant de le joindre en dehors des heures d’ouverture.
Les courriers papiers sont traités et font l'objet d'une réponse sous 10/15 jours.

Notre structure, du fait de sa taille familiale, de son organisation et du suivi rigoureux dans la gestion des copropriétés, nous permet d'être réactifs et de traiter les informations au jour le jour. Des visites régulières sont prévues sur place tout au long de l'année, les dates peuvent être fixées à l'avance et pourront être affichées dans le hall de chaque entrée.
Avec le Conseil Syndical, nous assurerons le respect des contrats de maintenance, le suivi des travaux votés en Assemblée Générale, le contrôle de leur exécution, le suivi et le contrôle des factures et du budget, mais nous connaissons avant tout, nos limites de responsabilités et n’hésitons pas à nous entourer de sachant ou d’hommes compétents.
Le Président du conseil syndical aura la possibilité d’avoir un accès au compte en banque séparé pour consulter uniquement l’historique et le solde bancaire par internet directement auprès de l’établissement bancaire.
Notre contrat correspond aux dernières modifications prévues par le décret Novelli et est conforme à l’avis du Conseil National de la Consommation du 27 septembre 2007.
Différentes tâches et services, non des moindres, y sont inclus. Par exemple :

• - Elaboration de l'ordre du jour de l'Assemblée Générale en collaboration avec le Conseil Syndical
• - Suivi régulier des factures à payer et des états débiteurs des charges avec le Conseil Syndical
• - Mise en place et suivi de plan pluriannuel de travaux si besoin
• - Recherche des aides adaptées à chaque type de travaux (déduction fiscale, économie d'énergie, Subvention…)
• - Présentation au Conseil Syndical des dernières obligations en matière de copropriété, ex : Obligation à partir de 2010 d'effectuer le Diagnostic de Performance
• - Energétique (Grenelle 2), modification des décrets concernant la recherche d’amiante...
• - Le suivi du personnel d'immeuble ainsi que la planification des tâches font l'objet d'une attention particulière. Le rapport avec le gardien doit être particulièrement suivi pour obtenir le meilleur service possible, notre expérience en la matière est particulièrement satisfaisante dans l'ensemble de nos immeubles.
• Etc...

Sachez que nous souhaitons vivement mettre toutes nos compétences au service de votre copropriété, en espérant une très prochaine collaboration.
ROBERT PORTES et ses collaborateurs/trices